Políticas de datos personales

Políticas de protección de datos personales de Alimentos y Vinos de España S.A.S

ALIMENTOS Y VINOS DE ESPAÑA S.A.S, sociedad Comercial, con domicilio en la ciudad de Cali, identificada con el No. NIT 900.445.684 -2., ubicada en la Cra 89 18 72 casa 50 San Joaquín II, y las oficinas en el Km. 1.5 vía Cavasa Bod 46 Cond. Ind. La Nubia II Teléfono 6411309 -4140056, presenta para su consideración la elaboración y propuesta del presente documento, el cual responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición contenida en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra, el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Ahora bien, en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente, entendiéndose por el primero a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por símisma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y por el segundo, a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base datos y /o el tratamiento de los datos.

En tal sentido y tomando como referente, la ley en cita, la cual tiene por objeto dictar disposiciones generales para la protección de datos personales ALIMENTOS Y VINOS DE ESPAÑA S.A.S, en adelante la Compañía, recoge en el presente documento, los lineamientos y políticas a observarse, para el tratamiento de los datos que reposan en sus bases de datos.

Principios rectores

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por ALIMENTOS Y VINOS DE ESPAÑA S.A.S, en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales, a saber:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012
   Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las laboresque comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Finalidad del tratamiento

La Entidad solicitará solo los datos que en efecto necesite para: 1) El desarrollo de su objeto social y de la relación contractual y / o laboral que lo vincula con Usted; 2) Actividades de carácter comercial relacionadas con la empresa. 3) Evaluar la calidadde nuestros servicios. 4) Informar sobre nuevos servicios y / o proyectos. 5) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos. 6) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos. 7) Verificación de información laboral. 8) Verificación de información contable. 9) Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Compañía. 10) Realizar el pago de sus obligaciones contractuales. 11) Enviar información a entidades judiciales o gubernamentales por solicitud expresa de las mismas. 12) Soportar procesos de auditoria interna y externa. 13) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía. 14) Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía. 15) Recolectardatos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la compañía. 16) Para el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral. 17) Cualquier otra finalidad que resulte en desarrollo de contratos o de la relación existente entre Usted y la Compañía.

Políticas

1. La Compañía obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; además de las finalidades previstas en el Aviso de Privacidad, el cual se encuentra publicado en la página www.alimentosyvinosdeespana.com
2. La Compañía utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
3. La Compañía obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para ello.
4. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:
   • La Compañía informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
   • La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento dela recolección inicial de tal información.
   • La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
5. En los eventos en que la Compañía requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con laCompañía, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. La Compañía no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la Compañía.
6. La Compañía ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con la Compañía o estar amparado en la ley para ello.
7. En los casos en los que la Compañía contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, la Compañía deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización, para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
8. En el tratamiento de datos de menores de edad, la Compañía siempre tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia constitucional de sus derechos.
9. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, la Compañía debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
10. La Compañía velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
11. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la Compañía velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
12. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
13. La Compañía conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio de su objeto social.
14. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datospersonales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con estao a aquel que sea requerido para que la Compañía cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
15. La Compañía incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.

El presente documento, así como el Aviso de Privacidad, Carta de Autorización y Aviso de Autorización, se encuentran publicados en la página www.alimentosyvinosdeespana.com, el canal dispuesto por ALIMENTOS Y VINOS DE ESPAÑA SASpara la atención de consultas y reclamos es el correo electrónico alimentosyvinos@hotmail.com

Las consultas de los titulares de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma,prorrogables por máximo cinco (5) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado.

Los reclamos podrán ser presentados acompañado de los soportes que el titular quiera hacer valer. Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

La presente política fue creada el 20 de Octubre de 2016 y empieza a regir el 15 de Agosto de 2017.